Automatisierung als Schlüssel zu mehr Effizienz und Zeitersparnis

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Warum Automatisierung heute unverzichtbar ist

Du fühlst dich in deinen täglichen Aufgaben gefangen, während wichtige strategische Entscheidungen liegen bleiben? Dann bist du nicht allein. Viele Unternehmer und Führungskräfte kämpfen mit der gleichen Herausforderung. Genau hier kommt die Automatisierung ins Spiel.

Automatisierung ist längst kein Buzzword mehr, sondern ein maßgeblicher Wettbewerbsvorteil. Sie spart Zeit, senkt Kosten und reduziert menschliche Fehler. Vor allem aber gibt sie dir den Freiraum, wieder am Unternehmen statt nur im Unternehmen zu arbeiten.

Doch wie startest du den Prozess, ohne dich in zahllosen Tools und Technologien zu verlieren?

Schritt 1: Identifiziere wiederkehrende Prozesse

Der erste Schritt mag offensichtlich klingen, wird aber oft übergangen: Du musst zuerst verstehen, welche Prozesse in deinem Unternehmen automatisierbar sind. Frage dich, welche Aufgaben regelmäßig wiederkehren und klare, wiederholbare Muster aufweisen.

Ein Beispiel aus meiner eigenen Coaching-Arbeit: Ein CEO eines mittelständischen Unternehmens beklagte sich darüber, dass die wöchentlichen Berichte seiner Vertriebsmitarbeiter viel Zeit verschlangen. Ein klassischer Fall für Automatisierung.

Schau dir Arbeitsbereiche wie Dateneingabe, Rechnungsstellung, E-Mail-Kommunikation oder Kunden-Support genauer an. Überall dort, wo es Schnittstellen zwischen Mensch und Maschine gibt, steckt Potenzial.

Praxis-Tipp:

Erstelle eine Liste aller Arbeitsschritte eines Prozesses. Frage dann, ob sie strikt logischer Natur sind – wenn ja, ist die Chance groß, dass sie automatisiert werden können.

Schritt 2: Wähle geeignete Tools

Nachdem du deine Prozesse definiert hast, geht es an die Auswahl der passenden Technologie. Tools wie Zapier, Make (früher Integromat) oder UiPath sind hervorragende Ausgangspunkte für kleinere und mittlere Unternehmen.

Einige dieser Systeme funktionieren wie clevere Brücken: Sie verbinden verschiedene Softwarelösungen, die du im Alltag schon nutzt, und bringen deine Datenflüsse automatisch in Gang.

Natürlich solltest du vor der Entscheidung bewerten, welcher Automatisierungsgrad sinnvoll ist. Brauchst du etwas Einfaches, wie eine automatische E-Mail-Antwort? Oder geht es darum, gesamte Geschäftsbereiche wie Buchhaltung oder Personalmanagement zu optimieren?

Praxis-Tipp:

Achte immer darauf, dass deine Tools skalierbar sind. Dein Unternehmen wächst – deine Automatisierung sollte mithalten können.

Schritt 3: Starte klein und spezifisch

Theoretisch kann man fast alles automatisieren, doch Praxis und Theorie liegen oft weit auseinander. Mein Rat: Beginne mit kleinen, klar definierten Projekten. Es geht um Machbarkeit und darum, erste Erfolge einzufahren.

Als ich zum Beispiel meine eigene E-Mail-Verwaltung automatisiert habe, begann ich mit einem simplen Regelwerk, das eingehende Nachrichten vorsortierte. Innerhalb eines Monats sparte das ungefähr zehn Stunden Arbeitszeit – und ich hatte nicht einmal größere IT-Kenntnisse.

Ein weiteres Beispiel ist das Thema Kalendereinladungen. Statt manuell Termine zu koordinieren, übernimmt ein Tool wie Calendly das – ein kleiner Schritt mit riesigem Effekt.

Praxis-Tipp:

Definiere klare Automatisierungsziele. Zum Beispiel: „Ich möchte meine E-Mail-Kommunikation um 30 % entlasten.“ Messbare Ergebnisse motivieren.

Schritt 4: Beteilige dein Team

Automatisierung betrifft nicht nur die Technologie – sie betrifft vor allem Menschen. Dein Team sollte von Anfang an eingebunden werden, um Akzeptanz zu schaffen und Widerstand zu vermeiden.

Vor Jahren habe ich erlebt, wie ein Geschäftsführer ein neues CRM-System implementierte, ohne sein Vertriebsteam zu konsultieren. Das Ergebnis? Chaos und Frustration bei den Nutzern. Die Mitarbeiter fühlten sich übergangen und nutzen das Tool nicht optimal.

Binde alle relevanten Abteilungen ein. Erkläre nicht nur die Veränderungen, sondern auch die Vorteile – und gebe deinen Kolleginnen und Kollegen eine Stimme im Prozess.

Praxis-Tipp:

Organisiere Workshops oder Fragerunden, um Unsicherheiten zu klären. Und stelle sicher, dass alle Mitarbeiter ausreichend geschult werden.

Schritt 5: Teste, optimiere und skaliere

Automatisierung ist kein einmaliger Schritt, sondern ein fortlaufender Prozess. Beginne mit der Testphase und überprüfe, ob die Automatisierung wie gewünscht funktioniert. Kleine Fehlfunktionen kannst du in dieser Phase ausbügeln, bevor du in den nächsten Gang schaltest.

Nutze Feedback deines Teams, KPIs und Analysewerkzeuge, um Schwachstellen zu identifizieren. Danach gehst du einen Schritt weiter: Welche zusätzlichen Prozesse kannst du in Zukunft automatisieren? Oft ergeben sich Möglichkeiten, die anfangs gar nicht sichtbar waren.

Einer meiner Kunden hat beispielsweise mit einer einfachen Lösung zur Rechnungserstellung begonnen und später das komplette Buchhaltungssystem automatisiert. Ein weiteres Beispiel: Automatisierte Marketing-Kampagnen, die quasi im Schlaf Ergebnisse erzielen.

Praxis-Tipp:

Setze wiederkehrende Reviews an, um deine Automatisierung zu überwachen. Eine gute Faustregel ist, alle drei bis sechs Monate einen Check zu machen.

Schritt 6: Setze auf Sicherheit und Datenschutz

Eine häufig übersehene Herausforderung der Automatisierung ist der Datenschutz. Besonders wenn du mit sensiblen Kundendaten arbeitest, ist Vorsicht geboten. Stelle sicher, dass deine eingesetzten Tools DSGVO-konform sind.

Ich erinnere mich an ein Unternehmen, das aus gutem Glauben ein Social-Media-Management-Tool nutzte, dessen Server möglicherweise außerhalb der EU lokalisiert waren. Die Aufsichtsbehörden hatten wenig Verständnis.

Setze auf vertrauenswürdige Anbieter und vermeide unnötige Risiken, indem du deine IT-Infrastruktur überprüfst.

Praxis-Tipp:

Erstelle ein Verzeichnis aller verwendeten Tools und deren Datenschutz-Standards. So bleibt kein Sicherheitsrisiko unbemerkt.

Fazit: Wag den ersten Schritt!

Automatisierung ist kein komplexes IT-Projekt, das nur Konzerne umsetzen können. Es ist eine skalierbare Strategie, die dich von monotonen Aufgaben befreit und deiner Arbeit neuen Fokus gibt.

Starte mit nur einem Prozess. Experimentiere, lerne und skaliere. Denn die größte Hürde ist oft das Zögern – nicht die Technologie selbst.

Wenn du einmal die Vorteile erlebt hast, wird Automatisierung schnell zu deinem unsichtbaren Mitstreiter. Also los, Zeit für deinen nächsten Wettbewerbsvorteil!

Jonah Jeschkeit

Business Consultant

Ich schreibe in meinem Blog über meinen Alltag, Insights und Erfahrungen aus der Zusammenarbeit mit meinen Kunden.