Warum du als CEO weniger arbeiten solltest – und wie du es schaffst

Wenn wir ehrlich sind, klingt das fast wie ein Widerspruch, oder? Du bist Gründer, CEO oder Führungskraft – wie sollst du bitteschön weniger arbeiten, wenn doch schon die To-do-Liste kilometerlang ist? Doch hier liegt genau das Problem: Je mehr du dich im operativen Tagesgeschäft verlierst, desto weniger Zeit bleibt für strategisches Denken und Handeln.

Die größte Herausforderung ist, aus diesem Hamsterrad auszubrechen. Ich kenne das nur zu gut. Noch vor ein paar Jahren sah mein Alltag so aus: E-Mails beantworten, Meetings koordinieren, spontan auftretende Probleme lösen. Am Ende des Tages fühlte ich mich wie ein Feuerwehrmann. Ich hatte das Gefühl, alles zu machen – außer wirklich wichtige Entscheidungen für das Unternehmen zu treffen. Vielleicht erkennst du dich ja wieder?

Der Mythos der ewigen Verfügbarkeit

Viele Führungskräfte denken, sie seien der zentrale Steuerungshebel im Unternehmen. Das bedeutet in der Praxis: Ständiges Eingreifen, unablässige Erreichbarkeit und viele kleine Entscheidungen, die andere genauso gut treffen könnten. Aber dieser Führungsstil ist nicht nachhaltig. Warum? Weil du dein Unternehmen so nicht größer denken kannst. Strategische Arbeit erfordert klare Zeitfenster, Fokus und Ruhe – alles Dinge, die dir fehlen, wenn du rund um die Uhr im Tagesgeschäft steckst.

Ein Kollege sagte einmal zu mir: "Jonah, dein Ziel als Führungskraft muss es sein, dich selbst obsolet zu machen." Das klingt vielleicht hart, ist aber ein entscheidender Perspektivwechsel. Dein Job ist es, dein Team so gut aufzustellen und Prozesse zu standardisieren, dass der Betrieb reibungslos auch ohne dein permanentes Eingreifen funktioniert.

Was hält dich davon ab, loszulassen?

Die Antwort ist oft dieselbe: Angst. Angst, dass etwas auseinanderfällt, dass entscheidende Fehler passieren oder dass die Kundenzufriedenheit darunter leidet. Aber seien wir realistisch: Fehler passieren sowieso – unabhängig davon, wie viel du selbst steuerst. Der Unterschied ist nur, dass dein Unternehmen langfristig krisenfester wird, wenn es lernt, mit Problemen eigenständig umzugehen.

Die drei Schritte, um aus dem Tagesgeschäft auszusteigen

Der erste Schritt, um den Fokus zu ändern, ist immer auch der schwierigste: Du musst dir bewusst werden, wo du im Hamsterrad feststeckst – und warum. Hier sind drei Schritte, mit denen du konkret ansetzen kannst:

1. Analysiere deinen Alltag: Wo verlierst du Zeit?

Versuche für eine Woche, dich selbst zu beobachten. Schreib auf, wofür du deine Arbeitszeit verwendest: Welche Aufgaben sind repetitiv? Wo klopfen Mitarbeitende ständig bei dir an die Tür? Welche Entscheidungen könntest du delegieren?

Wenn du ehrlich zu dir bist, wirst du feststellen, dass du ungefähr 30 Prozent deiner Zeit für Dinge investierst, die ein anderer genauso gut lösen könnte. Mein Aha-Moment? Als ich realisierte, dass ich regelmäßig Offerten prüfte, obwohl ich dafür ein kompetentes Vertriebsteam hatte.

2. Delegiere konsequent – aber richtig

Delegieren ist eine Fähigkeit, die viele CEOs unterschätzen. Es reicht nicht aus, Aufgaben einfach abzugeben. Du musst sicherstellen, dass die entsprechenden Mitarbeitenden auch die Werkzeuge, Informationen und Autorität haben, um die Aufgabe eigenverantwortlich zu lösen.

Ein Beispiel: Vor ein paar Jahren habe ich entschieden, das Onboarding neuer Mitarbeiter aus meinem Verantwortungsbereich abzugeben. Zuvor lief alles über meinen Schreibtisch, und jeder kleine Prozess musste genehmigt werden. Der richtige Schritt war, meinem HR-Team genau die Entscheidungsfreiräume zu geben, die es brauchte. Das hat den gesamten Prozess nicht nur beschleunigt, sondern auch mein Zeitbudget erheblich entlastet.

3. Automatisiere, wo es geht

Die Automatisierung von Prozessen ist heute kein Luxus mehr, sondern eine Notwendigkeit. Tools für die Buchhaltung, für Projektmanagement oder personalisierte E-Mail-Kampagnen können einen Großteil routinemäßiger Aufgaben übernehmen. Das verschafft dir und deinem Team Luft für wirklich strategische Themen.

Aber Vorsicht vor zu viel Technik! Automatisierung funktioniert nur dann, wenn sie gut implementiert ist. Nimm dir also die Zeit, die Lösungen zu finden, die genau auf deinen Bedarf passen. Mein persönlicher Tipp: Beginne mit kleinen Pilotprojekten, etwa bei der Terminvereinbarung oder Beiträge auf Social-Media-Plattformen automatisch zu planen. Arbeite dich schrittweise zu komplexeren Bereichen vor.

Der wahre Kern von Führung: Vertrauen und Loslassen

Nun zum wichtigsten Punkt: Hier geht es nicht nur um Technik, Zeitmanagement oder ein paar neue Tools. Es geht ums Vertrauen. Vertrauen in dein Team und in dich selbst. Ja, das mag wie ein Kalenderspruch klingen, aber wenn du als CEO oder Führungskraft nicht den Mut findest, Kontrolle loszulassen, wird dein Unternehmen niemals wirklich wachsen können.

Eines habe ich dabei gelernt: Mitarbeiter übernehmen dann Verantwortung, wenn du ihnen echte Verantwortung überträgst. Wenn du immer an zwei Stellen nachhakst oder dich ständig einmischt, sendest du unterschwellig die Botschaft aus, dass du es ihnen nicht zutraust. Menschen spüren das. Genauso spüren sie es, wenn du ihnen vertraust. Dieses Vertrauen stärkt das Team und schafft eine Unternehmenskultur, die auch schwierigen Situationen standhält.

Dein nächster Schritt

Nimm dir die nächsten Tage Zeit und hinterfrage kritisch, welche Aufgaben dich daran hindern, strategisch am Unternehmen zu arbeiten. Was lässt sich automatisieren? Was kannst du abgeben? Aber vielleicht sogar noch wichtiger: Was kannst du stehen lassen? Denn manchmal ist die beste Entscheidung, einfach nichts zu tun und anderen den Raum zu geben, die Dinge zu regeln.

Vergiss dabei nicht: Je freier du wirst, desto mehr Energie hast du für das, was wirklich zählt. Dinge, die nur du bewirken kannst – weil genau das den Unterschied macht. Und am Ende kommen wir doch alle deshalb morgens ins Büro, oder?