Automatisierung vs. Personal: Kein Entweder-oder

Ehrlich: Wenn du als Gründer oder CEO täglich Feuer löschen musst, bleibt oft keine Zeit zum Durchatmen – geschweige denn fürs strategische Arbeiten. Kein Wunder, dass das Wort „Automatisierung“ wie der verheißungsvolle Ausweg klingt. Prozesse automatisieren, Zeit sparen, Skalierung ermöglichen – klingt nach dem heiligen Gral. Doch gleichzeitig willst du dein Team nicht überflüssig machen oder die Menschlichkeit im Unternehmen verlieren. Es geht also nicht um Automatisierung statt Menschen, sondern um Automatisierung *mit* Menschen. Beides lässt sich nicht nur kombinieren – es muss sogar.

Warum reine Automatisierung eher Stress als Entlastung bringt

Stell dir vor, du automatisierst deinen Lead-Qualifizierungsprozess komplett. Ein potenzieller Kunde durchläuft automatisierte Mails, bekommt vorausgewählte Inhalte, und irgendwann – zack – soll der Sales-Call gebucht sein. Soweit die Theorie. In der Praxis? Unpersönliche E-Mails, keine echten Verbindungen, potenziell wertvolle Kunden springen ab, weil ihnen das Vertrauen fehlt. Maschinen ersetzen keine Beziehungen allein. Sie sind Tools – nicht Entscheider. Ich habe Unternehmen gesehen, die alles automatisieren wollten und am Ende chaotischere Prozesse hatten als vorher. Warum? Weil sie vergessen haben, ihr Team mitzunehmen.

Automatisierung als digitale Rückendeckung für dein Team

Der Schlüssel liegt darin, Automatisierung so zu nutzen, dass sie deinem Team den Rücken freihält. Also: “Welche wiederkehrenden Aufgaben hält die Menschen von der eigentlichen Wirkung ab?” Ein paar Beispiele:

• Kundenservice? Automatisierte FAQs und Chatbots übernehmen den Erstkontakt – dein Team kümmert sich um individuelle Cases.
• HR-Prozesse? Onboarding-Mails und Vertragsversand laufen vollautomatisch, während deine HRler:innen Zeit für echte Gespräche haben.
• Sales? CRM-Systeme tracken Kontakte, senden Follow-ups automatisch – der Vertrieb kann sich auf Eskalationen und Closing konzentrieren.

Fang immer an mit der Frage: Welche Routinen saugen uns täglich Zeit – und könnten maschinell laufen, ohne dass an Qualität verloren geht?

Was Menschen (noch sehr lange) besser können

Es wird viel über KI gesprochen, aber Fakt ist: Empathie, Kreativität, Leadership, kulturelles Gespür – das lässt sich nicht (oder nur sehr schlecht) automatisieren. Und genau das ist eure Stärke. Während automatisierte Systeme zuverlässig E-Mails verschicken, Reports erstellen oder Kundendaten analysieren, sind es deine Mitarbeitenden, die aus den Zahlen echte Insights ziehen. Die Initiative zeigen. Die Verbindungen schaffen. Ein Beispiel aus meinem Mentoring-Alltag: Ein SaaS-Gründer arbeitete mit einem kleinen Vertriebsteam. Die hatten kaum Zeit für Outreach, geschweige denn Follow-ups. Also: Automatisierung? Klar. Wir bauten einen vertrauensvollen E-Mail-Funnel, der erste Kontakte vorbereitete. Aber die echte Magie entstand im persönlichen Call – weil sich jemand wirklich reinkniete.

Wie dein Team Automatisierung lieben lernt

Hier liegt oft der Knackpunkt: Wenn Automatisierung "von oben kommt", fühlt sie sich wie Kontrolle an. Oder schlimmer – wie Jobverlust. Das muss nicht sein. Stattdessen solltest du dein Team mit ins Boot holen:

1. Gemeinsam Prozesse analysieren: Welche Aufgaben sind stupide, nervig und wiederkehrend? Meist wissen deine Leute selbst, wo Effizienz fehlt.
2. Automatisierung als Upgrade kommunizieren: Zeig auf, wie neue Tools ihnen mehr Zeit für wertvolle Arbeit verschaffen – nicht, wie sie Menschen ersetzen.
3. Schnell erste Erfolge zeigen: Kleine Quick-Wins machen Tech-Lösungen greifbar. Wenn jemand plötzlich 2 Stunden am Tag spart, wächst die Akzeptanz von allein.

Statt Automatismen auszurollen, ohne zu fragen, wird’s so zum gemeinsamen Projekt, das euer Mindset ändert: „Wie schaffen wir es, unsere Arbeit smarter zu machen?“

Die Power-Kombi im Alltag: 3 Praxisbeispiele

1. E-Mail-Marketing: Automatisierung macht’s persönlich(er)

Ja, richtig gelesen. Automatisierung *kann* zu mehr Authentizität führen. Zum Beispiel mit Segmentation. Ein modernes E-Mail-Tool wie ActiveCampaign oder HubSpot erkennt Interessen anhand des Nutzerverhaltens – öffnet und klickt jemand Inhalte zu Thema A? Dann bekommt er beim nächsten Mal personalisierte Inhalte. Du bereitest diese Inhalte natürlich vor. Aber das Timing, die Auswahl und der Versand – das funktioniert automatisch. Dein Marketingteam muss keine Listen durchsieben, sondern kann sich auf den Content fokussieren.

2. Recruiting: Schneller, strukturierter – trotzdem menschlich

Viele Unternehmen verlieren große Talente im Bewerbungsprozess. Warum? Weil Rückmeldungen ewig dauern oder der Ablauf intransparent ist. Dabei lässt sich Recruiting hervorragend automatisieren – ohne dass Bewerber:innen wie in einer Blechkiste behandelt werden. Beispiel: Automatische Eingangsbestätigungen, Terminänderungen oder Reminder für Bewerbungsgespräche – alles läuft über Tools wie Personio oder Recruitee. Deine Recruiter:innen können sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: im Gespräch herausfinden, wer menschlich und fachlich passt.

3. Sales-Verfolgung: Von Bauchgefühl zu datenbasierten Entscheidungen

Das Lieblingswort im Vertrieb? “Gefühlt”. Gefühlt laufen die Leads gut. Die Kunden kommen wohl eher über LinkedIn als über Google. Die Nachverfolgung? Wird schon gemacht ... Cut: Mit automatisierten Systemen baust du datenbasierte Standards ein. Jeder Lead durchläuft einen klaren Sales-Funnel, Follow-ups werden getrackt, keine Kartei-Leichen mehr. Tools wie Pipedrive, Close oder Salesforce speichern automatisch Kommunikationshäufigkeit, Abschlusswahrscheinlichkeit und Weg über den Funnel. Zeitersparnis: riesig. Sales-Prognose: valider. Entscheidungen: strategisch.

Verantwortung bleibt bei dir

Jetzt kommt der wichtigste Punkt dieses Artikels: Nur weil du Prozesse erfolgreich automatisierst, bedeutet das nicht, dass du dich zurücklehnen kannst. Gerade, wenn Technologie gutes Personal entlastet, musst du strategisch weiterdenken. Welche Skills brauchst du in deinem Team? Was verändert sich in der Arbeitsweise durch Automatisierung? Wie motivierst du Menschen, die plötzlich Kapazitäten für neue Aufgaben haben? Mir haben Mitarbeitende mal gesagt: „Ich bin froh, dass das jetzt automatisiert ist – aber woran arbeite ich dann morgen?“ Gute Frage! Die Antwort: an Projekten, die euren Unterschied machen. Ein klug automatisierter Betrieb braucht Menschen, die *gestalten*, nicht nur reagieren. Räume schaffen, Probleme antizipieren, Innovation treiben. Automatisierung ist also auch ein Weckruf für neues Denken.

5 konkrete Schritte zur smarten Kombination

Satt nur Tools zu kaufen, solltest du mit einem strukturierten Fahrplan starten:

1. Prozesse kartieren: Zeichne oder skizziere eure zentralen Abläufe. Wo sind Medienbrüche, Wartezeiten, manuelle Tätigkeiten?
2. Schmerzpunkte identifizieren: Was nervt das Team am meisten? Wo geht Zeit rein, ohne wirklichen Output?
3. Kleinen Prozess auswählen: Fang mit einem Prozess an – z. B. Urlaubsanträge, Lieferantenerfassung oder Follow-up-Mails.
4. Tool evaluieren & testen: Wähle ein einfach zu integrierendes Tool und teste es gemeinsam mit dem Team.
5. Weiterentwickeln & Feedback einholen: Nach 2–4 Wochen evaluiert ihr: Was funktioniert? Wo braucht es Feinjustierung?

Das Ziel ist **nicht**, sofort 30% Automatisierung zu erreichen. Sondern Schritt für Schritt, messbare Entlastung zu schaffen – und dabei alle mitzunehmen.

Fazit: Mensch + Maschine = Wettbewerbsvorteil

Die effektivsten Unternehmen, die ich kenne, kombinieren operative Effizienz mit menschlicher Exzellenz. Sie nutzen Automatisierung, um den Raum für Kreativität, Strategie und echte Beziehungen zu schaffen. Das ist der Sweet Spot: Weniger Tool-Fetischismus. Mehr Purpose-Fokus. Frag dich: Wo könnte dein Team besser sein, wenn es alltäglichen Kleinkram nicht mehr selbst erledigen müsste? Fang heute an, Schritt für Schritt. Zukunft beginnt nicht „irgendwann“. Sie entsteht genau da, wo ein Unternehmen beschließt, *in Wirkung zu investieren*, nicht nur in Arbeit.